Guia per a la Implementació d'un Sistema de Gestió Ambiental (SGMA)

Model General d'un Sistema de Gestió Ambiental

Implantació i Funcionament

Estructura i Responsabilitat

• Assignar recursos humans, materials i tecnològics per al SGMA.
• Nomenar el responsable del SGMA.

Formació

• Valorar la importància de la política ambiental.
• Conèixer els requisits del SGMA.
• Conèixer els impactes ambientals significatius.
• Conèixer les funcions i responsabilitats.

Documentació del SGMA

Manual de gestió ambiental, procediments, instruccions de treball i registres.

Control de la Documentació

Control de les Operacions

Comunicació

(Interna/Externa)

Plans d'Emergència

Documentació del Sistema de Gestió Ambiental

Les normes de gestió indiquen que la metodologia i activitat del SGMA queden recollides en documents com:

• Manual de Gestió Ambiental
• Procediments
• Instruccions de Treball

(Massa documents poden generar problemes en la seva aplicació)

La documentació necessària per a la implantació del SGMA és:

• Declaració de la Política Ambiental
• Informe d'Avaluació Ambiental Inicial
• Programa de Gestió Ambiental
• Manual de Gestió Ambiental
• Procediments
• Instruccions de Treball
• Registres

Aquesta documentació ha de ser: comprensible, localitzable, identificada, datada, revisada, actualitzada i aprovada.

Manual de Gestió Ambiental

És el document a partir del qual es desenvolupa tot el sistema de gestió. Serveix com a document de referència. Explica:

• Què pretén el SGMA.
• L'estructura del SGMA.
• Com funciona.
• Les principals responsabilitats.

Els aspectes més importants que recull el Manual de Gestió Ambiental:

• Política Ambiental
• Objectius i Fites
• Estructura del SGMA
• Funcions i Responsabilitats
• Sistemes de Formació
• Requisits Legals
• Procediments i Instruccions de Treball
• Sistema de Control de No Conformitats i Aplicació
• Connexió amb Altres Sistemes de Gestió (programes d'auditories, registres...)

Procediments

Document de gran importància; descriu de forma ordenada i sistemàtica com es realitzen les activitats anunciades al manual. Aquests són complementaris al Manual de Gestió Ambiental, indiquen de forma clara i concreta els passos a seguir per tal d'iniciar, desenvolupar i finalitzar una activitat. Ens indica el Com, Qui, Quan i On.

S'han de desenvolupar els procediments bàsics:

• Identificació i Avaluació dels Aspectes Ambientals de les Activitats
• Identificació i Accés als Requisits Legals
• Concreció d'Objectius i Fites
• Entrenament i Formació
• Elaboració, Control i Revisió de la Documentació

Hi ha procediments per:

• Control Operacional
• Gestió de Compres i Serveis
• Prevenció i Control
• Avaluació del Compliment de la Legislació
• Control i Gestió de No Conformitats, Accions Correctores
• Control dels Registres Ambientals
• Realització d'Auditories Ambientals

L'esquema pot ser:

• Objecte (per a què serveix)
• Abast (departament o àmbit)
• Definicions (definicions de termes no habituals)
• Diagrama (representació de les operacions)
• Responsabilitats (persones responsables)
• Descripció (explicació detallada del procediment)
• Indicadors (de seguiment i control)
• Referència o Documents Aplicables, PNT i Altres
• Annex: Altres Documents

Instruccions de Treball

Complementen determinats procediments, indiquen de manera específica la forma de realitzar-ho, donen informació detallada i seqüencial de l'activitat.

Registres

Tenen com a objectiu recollir les dades concretes que resulten de l'aplicació d'un procediment o un Procediment Normalitzat de Treball (PNT). Tenen un format de taula en la qual s'apunten les dades concretes. Són importants perquè:

• Permeten obtenir evidències objectives sobre les activitats.
• Donen informació per detectar no conformitats.
• Serveixen com a font d'informació.
• Poden evidenciar les necessitats per a modificar els procediments.

Formularis

Documents que tenen espais en blanc; es converteixen en registres quan són complimentats en el moment en què es realitza l'activitat, de forma clara i sistemàtica.

Requisits de l'EMAS

Comprovació i Acció Correctiva

• Seguiment i mesura de les activitats amb un impacte significatiu (registres, revisió de resultats...).
• Determinació de no conformitats, accions correctores i preventives.
• Establiment de registres.
• Auditoria.

Revisió per la Direcció

• Revisió dels objectius.
• Revisió de la política ambiental en funció dels resultats de l'auditoria.
• Adequació del SGMA segons les noves circumstàncies.

Auditoria del SGMA

Comprovació i Acció Correctiva

• Seguiment i mesura de les activitats amb impacte significatiu.
• Determinació de no conformitats, accions correctores i accions preventives.
• Establiment de registres.
• Auditoria.

Auditoria

Procés sistemàtic, independent i documentat per a obtenir evidències i avaluar-les de manera objectiva per tal de determinar si es compleixen els criteris ambientals.

S'ajusta als requisits establerts, s'ha implantat de forma efectiva i és adequat per assolir la política i els objectius ambientals.

Criteris d'auditories: conjunt de polítiques, procediments o requisits.

Característiques Clau

• Sistemàtica
• Objectiva
• Procés independent
• Documentada
• Periòdica
• Analitza resultats
• No busca culpables

Tipus d'Auditories

• De Compliment Legal
• De Compliment d'Objectius / Millora del Sistema
• De Certificació / Verificació

També poden ser:

• Internes: voluntàries, realitzades per personal de l'organització (o contractades). Objectiu: seguiment intern del sistema i avaluació de la seva efectivitat.
• Externes (de certificació/verificació): obligatòries, requisit previ per implantar un SGMA, realitzades per auditors externs. Objectius: avaluar el SGMA implantat i si compleix els requisits.

Metodologia

• Planificació de l'Auditoria (anàlisi de necessitats, equip auditor, estudi previ, preparació d'activitats).
• Realització de l'Auditoria (reunió inicial, recollida d'evidències, reunió final).
• Redacció de l'Informe (preparació de l'informe, contingut de l'informe).

Planificació de l'Auditoria

Anàlisi de les Necessitats

L'auditat ha de determinar la necessitat de l'auditoria i el responsable de la seva realització. Mitjançant un acord entre auditor i auditat cal establir objectius i nivells de concreció. Definir àrees i activitats.

Equip Auditor

Format per un auditor cap, l'equip auditor i l'auditat. El cap és responsable d'assegurar que l'auditoria es realitza correctament. L'auditat és responsable d'informar els treballadors sobre l'auditoria, donant accés a la informació, al lloc de treball i també als documents.

Estudi Previ

Pas previ abans d'abordar l'auditoria, necessari per minimitzar el temps de procés d'una auditoria. Per optimitzar l'activitat, es fa una recerca de la normativa aplicable i es preparen els documents.

Preparació de les Activitats d'Auditoria In Situ

El cap i la direcció de l'empresa han d'acordar el pla d'auditoria: com, qui, quan, etc.

Realització

Reunió Inicial

Presentació de l'equip auditor, exposició dels objectius i el pla, presentació del resum de mètodes i procediments, oportunitat per aclarir preguntes sobre el procés.

Recollida d'Evidències d'Auditoria

Són proves que l'auditor va recollint per tal de presentar-les com a elements del sistema (mostreig). Es basa en l'incompliment i els defectes del sistema.

Revisió dels documents relatius al SGMA per determinar el grau d'implantació del SGMA i valorar el comportament ambiental.

Revisió del Grau d'Implantació de la Documentació

Política ambiental, objectius i fites, programa de gestió ambiental, Manual de Gestió Ambiental, procediments ambientals, programa i resultats d'auditories, declaració EMAS.

Per verificar la documentació associada a una activitat concreta.

Realització d'Entrevistes al Personal

Per buscar respostes concretes i específiques, prendre notes.

Inspecció Visual de les Instal·lacions

Emissions atmosfèriques, abocament d'aigües residuals, residus, emissions de soroll. Punts de risc ambiental.

Reunió de Tancament

Reunió amb la direcció amb les responsabilitats en el procés d'auditoria. Presentació dels resultats i les no conformitats, presentació de conclusions sobre el grau d'adequació per implantar un SGMA i l'efectivitat per al compliment de la política i els objectius.

Informe d'Auditoria

Descriu els resultats de l'auditoria.