Gestión de Facturación y Cobro en Agencias de Viajes

Facturación en Agencias de Viajes

Tipos de Facturas

Factura pro-forma: Documento que detalla una oferta comercial, indicando la forma exacta de la factura. No tiene valor contable ni como justificante. Se utiliza para obtener licencias de importación, realizar leasing o enviar muestras comerciales.

• Copia: Factura que se queda el emisor para su documentación y que es una copia de la original.
• Duplicado: Factura duplicada para el receptor, en caso de pérdida de la original.

Moneda, Idioma y Medios para Emitir Facturas

• Se pueden expedir en cualquier idioma.
• Los importes pueden expresarse en cualquier moneda, siempre que el importe del impuesto se exprese en euros.
• Se pueden expedir por cualquier medio, en papel o en formato electrónico.

Plazos de Emisión y Envío de Facturas

• La expedición debe efectuarse al realizar la operación.
• Deben expedirse antes del día 16 del mes siguiente al periodo de liquidación del impuesto.
• El plazo de envío al cliente es de un mes desde la fecha de emisión.

Plazos de Conservación de Facturas

La legislación obliga a conservar las facturas emitidas y recibidas. El vendedor debe conservar copia de cada factura emitida. El comprador que sea empresario debe conservar las facturas recibidas.

Tipos de Facturación

1. Régimen General Intermediación (Comisión - Factura suplidos)
2. R.E.A.V. - Régimen Especial Agencias Viajes: Actuando en nombre propio con medios ajenos. Aplicable a alojamiento, transporte y accesorios.
   • No es obligatorio desglosar la cuota de IVA, pues se incluye en el precio final.
   • Se debe mencionar el "régimen especial de las agencias de viaje".
3. Régimen General de I.V.A. Producto propio (ej. Service Fee, gastos gestión).
4. Régimen General de I.V.A. - Por renuncia al R.E.A.V. para destinatarios empresarios con derecho a deducción o devolución del IVA. Permite facturar servicios aéreos y de tren.
   • Desde el 1 de enero, se permite facturar servicios de hostelería, restauración, alquiler de transporte, visitas a museos y seguros de viajes con IVA del 21%.

Aplicación de Gastos de Gestión

Las agencias de viajes tienen los siguientes ingresos:

1. Comisiones de los proveedores
2. Gastos de Gestión: Se aplican y negocian según el tipo de cliente, considerando los ingresos de los proveedores.

Tipos de Clientes y Gastos de Gestión

• Viajes Leisure: A menudo no se cobran gastos de gestión, incluso se ofrece un descuento.
• Viajes Incentivos, Congresos, Grupos: Se pacta un ratio del 6-10% sobre el importe total.
• Viajes Empresa: Los gastos de gestión se pactan en función de:
  • Volumen gestionado por la agencia.
  • Combinación de productos.
  • Cantidad de trabajo de la agencia.
  • Uso de herramientas de autorreserva.
  • Tipo de contrato.

Tipos de Contrato / Fee

• Transaction Fee: Fee por cada servicio, revisado periódicamente.
• Handling Fee: Fee solo para servicios de avión y tren.
• Management Fee: Fee a cuenta para liquidación regular de pérdidas y ganancias.
• Transaction Fee basado en Management Fee: El cliente "paga determinados gastos" en una liquidación regular, y los ingresos se "devuelven".

Los gastos de gestión se pueden facturar con los servicios, en factura aparte o en factura mensual.

Registro de Operaciones Formalizadas

Registro Contable: Anotación en un libro de contabilidad para registrar un movimiento económico. Obligatorio para las empresas. La información es útil para la empresa e imprescindible para el Estado.

Libros de Facturación

La normativa del IVA establece los siguientes libros registro:

• Libro registro de facturas emitidas.
• Libro registro de facturas recibidas.

Documentos de Pago

Justifican la entrega de la deuda.

Identificación y Diferenciación

• En el sector turístico, las normas de control de pagos son obligatorias.
• Se tiende a evitar los cobros en efectivo.
• Los pagos a proveedores se realizan con cheque, domiciliación bancaria o transferencia.

Es conveniente centralizar los pagos en pocos días. El presupuesto puede ser anual o mensual.

Formalización

• Facturas del IVA emitido
• Recibo para el cambio de divisas
• Recibos de cobros y abonos
• Albaranes de prestación de servicios
• Facturas numeradas
• Notas de abono numeradas
• Diario de caja
• Libros contables
• Balances

Circuito Interno de la Documentación

Circuito del Pago

1. Revisión factura proveedor
2. Autorización pago
3. Operación pago
4. Registro contable
5. Verificación recibo

Circuito Cobro

Cierre venta / entrega producto o servicio / envío factura / vencimiento factura / cobro / ingreso / data valor.

Formas de Cobro de Servicios

Cliente Individual

Suele pagar en metálico o con tarjeta de crédito.

Cliente Particular

La financiación bancaria elimina la insolvencia y los créditos de difícil cobro.

Cliente de Empresa

Agencias especializadas abren cuentas para gestionar los viajes de empleados.

Agencias Mayoristas

Cobran servicios antes de la salida, aunque pueden conceder créditos. Si el volumen de ventas es elevado, se conceden rappels, bonificaciones o comisiones.