Gestió de comandes i magatzems en una OF

Crear una comanda

Crear document especificant els productes que necessitem i encarreguem, el número d'unitats que s'encarreguen de cada producte i a qui s'encarreguen.

Repasar la comanda

Comprovar que els productes que han arribat són els encarregats, que han arribat en bones condicions i a més que han arribat el número de productes encarregats.

Recepcionar una comanda

Introduir les dades de l'albarà de la comanda, especificant com a dades de l'albarà; la data de la comanda que figura en l'albarà, el número de l'albarà i l'import de l'albarà.

Classificació segons condicions

Dispensació: recepta normal, psicotrops: anotar al llibre receptari i antidepresius, estupefaents: control i notificació de sanitat, caixa de seguretat

Conservació: caducitat normal 5 anys, caducitat inferior 5 anys i termolàbils frigorífic entre 2 i 8ºC

Control de tractaments: ECM, TLD, DH

Seguretat social: aportació reduïda 10% límit de 2,64€

Tipus d'especialitat: EFG: genèric, Bioequivalent: EQ, publicitari: EFP, ús hospitalari: H

Envas: clínic (EC) gran número d'unitats i farmàcies autoritzades

US: trobem d'ús humà i veterinari.

Classificació segons les necessitats de gestió: ordre alfabètic, FF i ABC (Segons la rotació dels medicaments, Instituït per la OMS i adoptat pel MSC)

Classificació ATC (Anatòmica, terapèutica i química)

Identificació de productes: Codi de barres: les línies dels codis en una numeració vinculada al producte. Codi nacional: format per 7 xifres, sol·licitat pel laboratori fabricant al Consell General del Col·legi; tots els productes que tinguin assignat un CN l'han de portar imprès en l'angle superior dret de la cara principal del seu cartonatge, i en el cupó precinte per a aquells productes finançables per la SS

Codi intern del proveïdor: no tenen CN però sí codi de barres.

Tipus de magatzem

Magatzem de reposició: Zona més llunyana que la zona de dispensació. S'hi emmagatzemen productes dels quals es disposa una quantitat que excedeix a la destinada a la dispensació habitual diària. Instal·lacions i mobiliari: Prestatgeries amb diferents fondàries i alçades regulables (millor adaptació a les necessitats). Major importància la operativitat que el disseny. Gestió del magatzem de reposició: L'espai del magatzem és limitat han de tenir raó tècnica o raó econòmica. Raó tècnica: interrupció en un producte i per poder-lo dispensar en cas de que no arribi a l'empresa proveïdora habitual. Raó econòmica: ofereix un descompte a la compra d'una quantitat superior de producte, valorar l'espai, el marge de benefici i la seva venda. Zones del magatzem de reposició: Productes caducats o pendents de devolució al seu proveïdor pel seu abonament. Devolució als proveïdors de productes per entregues en mal estat, per advertències sanitàries o per errors en el servei. Existències de material d'embalatge, obsequis, mostres, catàlegs, material de retolació i decoració de la zona d'exposició. Brossa i residus generats a causa de les comandes rebudes. Material de neteja, escales, eines..., útils en el manteniment de la OF.

Magatzem de dispensació

Zona de l'OF amb instal·lacions adequades per guardar ordenadament els productes per a la seva dispensació. Zona molt propera al mostrador però no accessible al públic. Mobiliari i instal·lacions: Calaixos de mostrador: retolats alfabèticament o segons el seu contingut (col·liris, inhaladors...), poden tenir separadors interiors. Solen contenir productes de dispensació freqüent perquè l'accés és ràpid i còmode. Armaris i vitrines. Calaixeres compactes: columnes de fins a 20 calaixos ordenats alfabèticament. Instal·lacions robotitzades, nevera, i zona d'encàrrecs.

Magatzem d'exposició

Té la doble funció de contenir els productes i d'exposar-los a la vista dels clients per la seva selecció. Interessa més el disseny que l'operativitat, amb la finalitat d'emfatitzar les virtuts del producte i transmetre una imatge global de la OF. Situat a la zona de lliure accés dels usuaris i la seva gestió està sotmesa a tècniques de merchandising. Objectius: Cridar l'atenció i dirigir el client cap al producte, facilitar l'acció de compra

Operacions d'emmagatzematge

Són aquells procediments que es porten a terme a l'OF des que es rep el producte fins que es dispensa, incloent les operacions administratives. RECEPCIÓ I VERIFICACIÓ DE LES COMANDES: comandes de reposició diària: comandes que s'efectuen 1, 2 o 3 vegades diàries i l'objectiu és cobrir la reposició dels articles amb estoc mínim dispensats. Productes de reposició diària: Termolàbils: requereixen un control en la temperatura. Estupefaents: requereixen control especial en l'adquisició. Vacunes individualitzades: requereixen un procés d'encàrrec i elaboració especial. Fórmules magistrals elaborades per altres OF. Qualsevol producte de baixa rotació Productes d'encàrrec; que no disposem en aquell moment perquè és infreqüent la dispensació o perquè s'ha acabat

Operacions d'emmagatzematge

Són aquells procediments que es porten a la OF des de que es rep fins que es dispensa que inclouen operacions administratives:
a. Recepció i verificació de comandes:
- Comandes de reposició diària: Comandes que s'efectuen 1, 2 o 3 vegades diàries i l'objectiu és cobrir la reposició dels articles amb estoc mínim dispensats.
- Productes: termolàbils, estupefaents, vacunes individualitzades, FM, productes de baixa rotació i productes d'encàrrec.
- Comandes de reposició massiva: s'efectuen als laboratoris fabricants i majoristes que ofereixen millors condicions de compra. L'objectiu és cobrir la reposició dels articles, són servides en caixes i el professional farmacèutic ha de signar el comprovant.

Productes de reposició massiva: són productes amb consum estacional de venda durant tot l'any.
b. Emmagatzematge de productes:
Criteris d'ordenació:
- Alfabètic: per nom comercial avantatge: fàcil localització inconvenient: mescla de productes i no aprofitament d'espai
- FF: divisió d'espai, subdivisió per ordre alfabètic i més utilitzada a la UF avantatge: aprofita l'espai inconvenient: s'ha de conèixer la FF dels productes
- Tipus de dispensació: classificació complementària Productes de més rotació: més a prop del mostrador Productes menys dispensats: més lluny- Activitat farmacològica: una mateixa patologia i subclassificació per ordre alfabètic inconvenient: coneixement avançat vademecum- Proveïdor: parafarmàcia i exposició conjunta dels productes d'un mateix proveïdor- Funcionalitat: exposició per seccions i productes disposats en ordre per localització de l'usuari Condicions de conservació general de productes: agents que formen el sector farmacèutic, han de garantir els productes que fabriquen, venen o dispensen són: Segurs: sense components tòxics Eficaços: activitat terapèutica esperada Qualitat: elaborats en base a unes normes correctes de fabricació

Conservació de productes: Químiques: reaccions d'oxidació Físiques: canvis en l'aparença Terapèutiques: modificacions en els efectes terapèutics Toxicològiques: formació de productes tòxics Per evitar aquestes condicions de conservació i exigides les propietats són (llum, humitat i temperatura) Llum: medicaments fotosensibles i venen en envasos aïllats de la llum- Humitat: medicaments higroscòpics i venen en envasos per preservar la humitat- Temperatura: medicaments termosensibles o termolàbils, es conserven entre 2 i 8oC i medicaments de temperatura controlada s'han de mantenir a <25oC o <30oC Conservació de productes especials: Estupefaents: obligatori el control detallat d'aquest medicament i guardar-los en una caixa forta Matèries primeres per l'elaboració de FM: es guarden en armaris que es tanquin en clau, s'han de mantenir en bones condicions de T i humitat, registre d'entrades de matèries primeres i registre de sortides a la fitxa Envasos per FM: cada envàs s'ha de donar alta a la seva fitxa, cada vegada que s'utilitza donar-se de baixa s'emmagatzemen separats de matèries primes Termolàbils: en el frigorífic entre 2- 8 oC, a la zona de dispensació i registre de Ta màxima i mínima Psicòtrops i medicaments d'ECM: en zones separades perquè tenen condicions de dispensació especials Devolució dels productes a l'OF La caducitat: casi tots els productes de parafarmàcia tenen la data de caducitat a l'envàs, els productes tenen validesa de 5 anys des de la data de fabricació i quan dura menys ha de portar el símbol Productes a abonar: Caducats de l'OF: arriben a la data de caducitat abans de ser dispensats i la OF ha de fer una revisió periòdica Retirats: l'AEMPS decideix retirar del mercat i COF envia a totes les OF informant Abonar perquè no s'ha venut: per cert temps o passada la temporada de venda Defectuosos en la comanda: generalment en les comandes diàries i convé abonar