Documentación en Operaciones Comerciales: Pedidos, Albaranes y Facturas

1. Definición de Documento

Un documento es una información estructurada en soporte material (papel) o medios electrónicos, cuyo objeto es dejar constancia de las operaciones realizadas y de las personas que han intervenido en las mismas.

2. Tipos de Documentos en Operaciones Comerciales

Los documentos que se utilizan en las operaciones comerciales entre empresas, con proveedores y clientes pueden ser de dos tipos:

• Documentos de la compraventa: Pedido, albarán, factura, carta de portes, factura de gastos, factura rectificativa y nota de abono.
• Documentos de cobro-pago: Recibo, ticket de caja, cheque, letra de cambio, pagaré, transferencia bancaria y giro.

3. Sistema EDI

EDI (Electronic Data Interchange) es un sistema estándar y universal para la transmisión electrónica de información y documentos.

4. Lenguaje Estándar Internacional: AECOC

Para llevar a cabo el intercambio de información entre ordenadores es necesario que las partes implicadas, el emisor y el receptor, utilicen un lenguaje común. El lenguaje estándar internacional adoptado es el AECOC (Asociación Española de Codificación Comercial).

Tipos de Pedidos

5. Clasificación de Pedidos Según la Forma de Solicitud

Según la forma o procedimiento de solicitud, los pedidos se pueden clasificar en:

• Normales
• Programados
• Abiertos

5.1. Pedido Normal

Es el más extendido entre las empresas. Se utiliza para solicitar las mercancías que se necesitan en un periodo reducido de tiempo.

5.2. Pedido Programado

Se utiliza para solicitar uno o varios productos, sobre los que se ha realizado un estudio previo de necesidades. Con este tipo de pedido se suele solicitar una cantidad anual, cuya entrega se puede fraccionar en uno o varios envíos (mensuales, trimestrales, etc.), previo aviso de la cantidad y fecha de entrega.

5.2.1. Ventajas del Pedido Programado

Las ventajas del pedido programado son que se reducen los costes de gestión y los precios de adquisición, al obtener descuentos por volumen de compra.

5.2.2. Inconvenientes del Pedido Programado

Los principales inconvenientes son que la cantidad solicitada sea inferior al consumo previsto o que, cuando no se cumplen los plazos de entrega, se pueda producir una rotura de stock.

5.3. Pedido Abierto

Se emite para solicitar una cantidad total aproximada, sin que ello suponga un compromiso obligado de compra, pues el cliente no acepta ningún envío que no haya sido confirmado previamente, por teléfono, nota simple, fax o correo electrónico.

5.3.1. Características del Pedido Abierto

• Los plazos de entrega suelen ser muy cortos (24 o 48 horas).
• El proveedor se obliga a tener un stock mínimo de cada material.
• El precio puede ser fijo durante todo el tiempo de vigencia o se pueden aceptar subidas previa justificación de las nuevas tarifas.
• Con el pedido abierto el número de recepciones es mayor, pero también presenta ciertas ventajas como reducir el stock inmovilizado, al asegurar un stock mínimo en el almacén del proveedor.
• La rotación de los materiales es mayor.
• Los precios de compra son más bajos por el volumen de adquisición.
• Se reducen los costes de gestión al existir menos documentos que necesitan un seguimiento contable y de archivo.

6. Clasificación de Pedidos Según el Tipo de Material

Según el tipo de material solicitado, los pedidos se pueden clasificar en:

• Extraordinarios
• De reposición
• De servicio u obra
• De mercancías

6.1. Pedido Extraordinario

Se utiliza para solicitar materiales de pronto empleo, que por necesidades extraordinarias se necesitan para un fin concreto. El pedido se hace aunque en el almacén existan los materiales solicitados, pues de esta forma evitaremos alterar los consumos medios que afectan sobre el punto de pedido y las consecuencias negativas que puedan repercutir en el stock de seguridad.

6.2. Pedido de Reposición

Es aquel cuya iniciativa de compra parte del almacén, a través del boletín de compra. Generalmente, estos pedidos se utilizan para solicitar artículos sobre cuyas existencias se han fijado un stock mínimo. El pedido que se hace al proveedor puede contener los materiales que se necesitan en un almacén concreto o en varios, con la indicación, en su caso, de dónde se debe realizar la entrega de cada producto.

6.3. Pedido de Servicio u Obra

Se utiliza para solicitar alguna prestación o la realización de un trabajo determinado. Los materiales necesarios para la obra o servicio pueden ser a cuenta del contratado o del contratante, y pueden estar incluidos o no en el pedido.

6.4. Pedido de Mercancías

El pedido habitual de materiales o mercancías es el más generalizado y se expide para solicitar los artículos que se necesitan normalmente en el punto de venta, independientemente de que una vez recibidos sean para la reposición o para el consumo.

7. Hoja de Solicitud

La hoja de solicitud es un documento interno que se utiliza para solicitar materiales desde una sección a otra de la empresa.

8. Packing List

El packing list o relación de contenido es un documento que se utiliza en los envíos al extranjero para completar la información de la factura y facilitar el despacho aduanero.

Albaranes

9. Definición de Albarán

El albarán, también denominado nota de entrega, es un documento expedido por el vendedor y que acompaña a la mercancía en el momento de su entrega al comprador. También se denomina albarán al documento que refleja y acredita la prestación de un servicio.

10. Función Principal del Albarán

La función principal del albarán es la de servir como justificante para acreditar que la mercancía ha sido entregada al cliente y también de guía para confeccionar la factura.

11. Hechos que se Acreditan Mediante el Albarán

Mediante el albarán se acreditan los siguientes hechos:

• Salida de la mercancía del almacén del vendedor.
• Recepción de la mercancía por el comprador.
• Realización del transporte.

12. Factura y Albarán

La factura por sí sola no probará la realización de la operación comercial y precisa siempre del albarán debidamente firmado por el cliente, dando su conformidad con el género entregado o servicio prestado.

13. Ejemplares del Albarán

Del albarán se expedirán tantos ejemplares como el vendedor considere necesarios. Cada uno tiene un destinatario y una finalidad diferente. Como mínimo se confeccionan las siguientes copias:

1. Copia para el vendedor: Sirve para justificar la salida de las mercancías del almacén y para que en el departamento de ventas realicen la factura.
2. Original y copia para el comprador: El comprador debe comprobar que los datos del albarán concuerdan con la mercancía recibida y con los del pedido que realizó, y si el envío cumple todas las condiciones establecidas. Si es correcto, se devuelve al vendedor la copia del albarán firmada y sellada. Posteriormente, cuando reciba la factura contrastará los datos de la misma con lo reflejados en el correspondiente albarán.

14. Tipos de Albaranes

• Albarán sin valorar
• Albarán valorado

14.1. Albarán sin Valorar

En él se reflejan la descripción y cantidad de las mercancías enviadas, pero no los precios unitarios, ni los importes totales, ni el total de la operación.

14.2. Albarán Valorado

Se reflejan en él los mismos datos que en el albarán sin valorar y, además, el importe total de la operación, formalizándose incluyendo en él todos los requisitos legales exigidos para las facturas.

14.2.1. Cuándo se Utiliza el Albarán sin Valorar

Cuando de cada albarán se hace su correspondiente factura.

14.2.2. Cuándo se Utiliza el Albarán Valorado

Se expide cuando el comprador exige factura y el importe se paga al contado al retirar la mercancía. En este caso, se expide directamente la factura o un albarán valorado. También es frecuente en la actividad comercial la existencia de un convenio entre comprador y vendedor, en virtud del cual no se haga una factura por cada envío, sino que se emita una sola factura por todos los envíos recibidos de un mismo proveedor, o enviados a un mismo cliente en un periodo de tiempo (factura recapitulativa). En estos casos, dado que el cliente necesita conocer de inmediato el precio de coste de los productos adquiridos y no puede esperar a recibir la factura, el albarán se formaliza incluyendo en él todos los requisitos legales exigidos para las facturas.

15. Aplicación de Descuentos

El descuento comercial se aplica sobre el importe bruto total. El descuento por volumen se aplica sobre el importe neto de los productos, es decir, sobre la cantidad resultante de aplicar el descuento comercial. El descuento por pronto pago se aplica sobre el importe neto resultante de aplicar el descuento comercial y el rappels, si lo hubiese.

Trazabilidad

16. Definición de Trazabilidad

La trazabilidad de la cadena de suministro es el conjunto de procedimientos preestablecidos que permiten conocer la ubicación y trayectoria de un producto o lote de productos a lo largo de la cadena de suministro, desde su origen hasta su destino final como artículo de consumo.

17. Trazabilidad desde el Punto de Vista de una Empresa

Desde el punto de vista de una empresa, la trazabilidad consiste en la capacidad de asociar el origen de las materias primas utilizadas en la producción (trazabilidad interna y ascendente) y los productos que fabrica con los destinos de dichos productos (trazabilidad descendente).

Registro Mercantil

18. Artículo 24 del Código de Comercio

El artículo 24 del Código de Comercio establece que “los empresarios individuales, sociedades y entidades sujetas a inscripción obligatoria harán constar en toda su documentación, correspondencia, notas de pedido y facturación el domicilio y los datos identificadores de su inscripción en el Registro Mercantil”.

Supuesto Práctico

La empresa COMERCIAL DEL CANTÁBRICO, S.A., con domicilio en la calle Limonero, 34- 33433 Avilés (Asturias) envió el día 3 de noviembre de 2001 la nota de pedido nº 1.234 a la empresa INDUSTRIAS BÉTICAS, S.L., con domicilio en Los Naranjos, 58- 41040 Sevilla y NIF: 41414141. El día 6 de noviembre, Industrias Béticas remitió las mercancías que abajo se detallan acompañadas del correspondiente albarán nº 747.

Mercancías remitidas:

• 300 unidades del producto A a 7,00 euros/u.
• 500 unidades del producto B a 4,00 euros/u.
• 900 unidades del producto C a 5,00 euros/u.
• 100 unidades del producto D a 9,00 euros/u.

SE PIDE:

1. Confeccionar el albarán sin valorar.
2. Confeccionar el albarán valorado, teniendo en cuenta los siguientes datos:

Gastos cargados, por cuenta del comprador:

• Envases y embalajes: 100,00 euros.
• Transporte: 200,00 euros.

Descuentos concedidos al cliente:

• Comercial: 10%
• Por volumen: 5%
• Por pronto pago (PPP): 2%