Diagrama planificación operacional del proyecto

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Planificación (qué, cómo)
A partir del alcance del proyecto, consiste en establecer las bases sobre las cuales se llevará a cabo el desarrollo del mismo y comprende todos los aspectos involucrados en él, así como las restantes fases de la función directiva.
Organización (quiénes)
Consiste en la disposición adecuada de medios y recursos con los que se cuenta, con el fin de alcanzar los objetivos que se persiguen. Para tal efecto, se definen las estructuras, funciones, relaciones y responsabilidades de los miembros que conforman la organización, así como los sistemas y métodos necesarios para un eficaz desempeño.
Comprende también el comportamiento y desarrollo organizacional.
Programación (cuándo)
Es la fase de la función directiva, en la cual se estima el comportamiento de las Variables Básicas y los parámetros, estableciendo en un caso el ordenamiento secuencial de actividades y asignaciones de fechas de ocurrencia, en otros valores monetarios y distribución de los mismos en el tiempo, y en los restantes, las condiciones para que el proyecto cumpla con los objetivos técnicos y de funcionamiento para que fue concebido.
Coordinación
Es la fase de la función directiva, en donde se concreta lo establecido en la Planificación y Programación , mediante la actuación de la Organización dispuesta para tal efecto.
Control
Es la instancia de verificación del alcance del proyecto y del grado de completitud del proyecto a la fecha de control , mediante la comparación de lo previsto o programado, con lo realmente acaecido y evolución futura, para la toma de decisiones.
Integración del personal
Es la fase en que se integra a quienes deben ejecutar el proyecto; se recluta, selecciona y contrata a personal idóneo, capacitado y en la cantidad adecuada para cumplir con los objetivos del proyecto.
Proyecto singular
Son aquellos proyectos de carácter único, que se realizan esporádicamente y cuyos plazos de gestación y realización son muy largos. Los propietarios son entidades gubernamentales o multinacionales, que deben invertir cuantiosos recursos y requieren complejos sistemas de Dirección, incorporan tecnologías de punta y concurren gran cantidad de especialistas, consultores, proveedores, contratistas, etc.
Producen gran impacto en el medio económico, social y natural.
Proyecto normal
Son todos aquellos proyectos no singulares, en los cuales prima una especialidad de ingeniería; el diseño suele estar terminado antes de su ejecución, y por lo general, son ejecutados por un sólo contratista, en un período corto de tiempo.
Proyecto complejo
Son proyectos no repetitivos, normalmente situados lejos de los centros urbanos y de suministro. Los propietarios son generalmente instituciones o empresas que requieren disponer en breve plazo de los mismos, lo que produce por lo general una concentración de recursos de diversa índole, inversiones importantes en corto plazo, así como un impacto en el medio económico y natural. Incorporan tecnologías recientes que concitan la concurrencia de la mayoría de las especialidades de la ingeniería y construcción.
Las duraciones de las actividades en estos planes se expresan normalmente en meses o años, dependiendo de la magnitud del proyecto.
Estos planes son utilizados como herramienta de control e información para la administración superior del proyecto (dueño o mandante). Normalmente este tipo de informes representan avance físico, de costos y proyección futura.
En la planificación táctica y operacional, en cambio, los niveles de planificación son más detallados (EDP con mayores niveles, tales como nivel 6), incorporando más actividades en la carta de barras, alimentando los componentes del proyecto. Este aumento, puede hacer poco manejable la información por lo que debe subdividirse en forma adecuada. Estos planes son utilizados por los administradores directos de la obra.
Programa de metas
Es aquel programa desarrollado en las etapas preliminares del proyecto, que sirve básicamente para la planificación estratégica. Transmite información que contiene datos globales sobre las principales áreas o sectores del proyecto.
Consta de un cronograma y puede contener curvas de control.

Programa maestro
Es el instrumento clave de programación, del cual dispone el director de obra o proyecto y se refiere a todas las etapas y unidades del mismo. Provee de la información básica sobre Hitos de comienzo y término, avances físicos, avances en costo, curvas de control , etc. Tanto programados como reales. Sirve básicamente para la toma de decisiones en terreno (planificación táctica y/u operacional).
Programa de ejecución
Corresponde a los programas de actuación de cada etapa (ingeniería, adquisiciones, construcción y puesta en marcha), que se realizan sobre la base del programa maestro. Estos programas deben ser realizados por quienes van a ejecutar las actividades. Sirven para la ejecución de tareas específicas.
Programa de tareas
Son programas de corto plazo, que se realizan en base a los programas de ejecución y cubren períodos semanales o quincenales.
Sirven básicamente para la Activación y control del proyecto.

La planificación debe actualizarse permanentemente, debido a que corresponde tomar decisiones anticipadas respecto a un futuro que no se conoce en forma perfecta. Sin planificación no es posible realizar seguimiento ni control adecuados del proyecto, ya que se necesita una base de referencia para comparar el desempeño actual con aquel deseado o planificado.
Algunos métodos de planificación son:
Método de diagrama de precedencias (CPM)
Técnicas probabilísticas de evaluación (PERT)
Métodos de líneas de Balance (LOB)
Programación Rítmica
Ciclo de vida de un proyecto
Todos los proyectos tienen un ciclo de vida, desde su inicio cuando se plantea una necesidad que debe satisfacerse, hasta que el proyecto ha cumplido sus objetivos y termina donde comienza ahora la explotación del negocio.
Las principales etapas son:
Conceptualización
Definición
Desarrollo
Ejecución
Termino o cierre
Niveles de la planificación
Un aspecto importante es determinar a qué nivel debe hacerse, tales como:
Estratégica
Táctica
Operacional
La planificación estratégica corresponde a la planificación que considera los aspectos globales del proyecto y del enfoque con que se va a realizar.
Generalmente, se utiliza una división gruesa de las actividades del proyecto y su énfasis está en los objetivos generales del proyecto y la forma general de lograrlo.
La planificación táctica o de mediano plazo se preocupa de un nivel más detallado del proyecto y su definición. Corresponde a la planificación de las actividades de trabajo específicas requeridas para llevar a cabo el proyecto.
La planificación operacional o de corto plazo, se encarga del detalle de cómo ejecutar las tareas necesarias para materializar las actividades definidas en los niveles anteriores. Luego, la planificación consiste en un proceso de descomposición (desagregación) del proyecto en niveles cada vez más detallados.
Para cada uno de estos niveles también existe una herramienta (programa) que los representa y entre cada uno de ellos debe existir una coherencia adecuada a cada nivel.
Por otro lado, el control genera información desde el nivel más bajo, es decir, el operacional. La que debe agregarse (agruparse) para generar información útil a los niveles superiores y permitir un adecuado control y toma de decisiones. También esta información y agregación debe ser adecuadamente coherente.
Para ello, más adelante, se definen las EDP (Estructura de Desagregación de Proyecto) o también conocidas como ESP (Estructura de Subdivisión de Proyecto) o WBS (Work Breakdown Structure), que grafican la información relevante del proyecto, identificando actividades, tareas, su secuencia y relaciones, ordenamiento y las duraciones de cada una de ellas. De acuerdo al método de ejecución y los recursos utilizados para ello.- esto genera lo que se denomina Programas del proyecto.
En la planificación estratégica, comúnmente los primeros planes generales de un proyecto son generados en forma de diagrama de barras. Estos planes normalmente subdividen el proyecto en secciones globales que indican los principales elementos de trabajo identificables en las etapas iniciales (EDP a nivel 1 o nivel 3 como máximo).
Esta visualización de largo plazo permite apreciar las relaciones existentes entre los principales componentes del proyecto y definir los objetivos generales que se desean lograr.Esto se complementa agregando hitos (milestones) críticos o puntos de control.

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