Control de materiales en una empresa

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TEMA   5

CONTROL     de   COMPRAS

y

CONTRATACIÓN

TEMA 5: Control de Compras y Contratación

5.1. -             Objeto de la gestión de materiales Y equipos del proyecto

          Es una serie de operaciones Conjuntadas y  relaciona­das de tal forma Que se hacen necesarias  para ad­quirir Los equipos para llevar a cabo la ejecución de una obra proyectada ysuministrar en cualquier Momento el material necesario para dicha obra.

          Estos materiales y equipos Corresponden a las exi­gencias y especificaciones técnicas que establece la Ingeniería correspondiente y tendrán que conse­guirse  con mínimo coste, con la calidad fijada  y en el plazo más adecuado dentro de la Programación general del proyecto.

          La influencia de la gestión de compras En el coste del proyecto es muy grande, así como el pla­zo establecido, ya que Ambas variables están liga­das entre sí.

                       Si la empresa es de gran Plantilla,  suele estar organizada por Grupos de servicio, departamentos, secciones o divisiones, con personal Especializa­do, incluso dentro de un mismo grupo, para gestio­nar compras.

                       La organización para la Gestión de compras, podría ser:

                                                    -                      Compra a suministradores

                                                    -                      Seguimiento de fechas

                                                    -                      Inspección de recepción

                                                    -                      Salida de materiales

                                      La Función de compras influye, en una palabra, desde que se selecciona el material Hasta que se utiliza e incluso  se Devuelve el sobrante.

5.2.-                Petición De oferta

El Conjunto formado por la  documentación Para la petición de la oferta es lo que llamamos requisición de oferta.

Esta Requisición incluye una espe­cificación técnica completa del elemento que se ha De comprar.

  El contenido de la requisiciónva­riará, Pero siempre contendrá la documentación técnica necesaria para precisar ca­da compra.

Asimismo Se requiere la documentación necesaria que acredite el cumplimiento de la Normativa legal vigente.

Con Anterioridad a la preparación de las peticio­nes de oferta, se pro­cederá a Establecer la relación de  proveedores  a los que vamos a solicitar precios.

                       Estos archivos contendrán Un historial que sea lo más completo posible de cada proveedor con su grado de Cumplimiento y  colabo­ración en los Casos anteriores.

                       Para completar la Información es necesaria la visita de algún técnico de compras,  que realice un informe completo, de las Capacidades de cada suministra­dor

                       En  base a toda esta información el departamento O grupo de compras prepara una lista.

Pero A lista definitiva procederá de la  Anterior, esta lista definitiva es la que se utiliza al re­mitir las Peticiones de oferta.

La oferta, a petición del departamento De compras, debe contemplar una serie de condiciones de carác­ter  económico,  Comercial y de  suministro, que Servirán posteriormente para comparar ofertas.

                       Las condiciones  más normales serán:

                                                    -                      Precios por elementos o Por partidas

                                                                       -                      Plazo de validez de la Oferta

                                                    -                      Fórmula de revisión de Precios

                                                                       -                      Condiciones de suministro: Forma, lu­gar, fecha, etc.

-Fechas De aceptación y plazos de recla­mación y devolución.

                                                                       -                      Garantía de los objetos o De los materiales

                                                    -                      Existencia de repuestos y Plazo de vigencia de éstos

-Penalizaciones, Responsabilidades y  tribu­nales a que Hubiera de someterse en caso de necesidad.

No todas las Condiciones serían en la misma dirección, también el ofertante hará constar sus Condiciones.

Es práctica habitual No hacer nunca menos de tres solicitudes de oferta, con el fin de poder Comparar

Se Suele disponer de un registro de ofertas condatos referentesa :

              *                      Proveedores A consultar

                                                                       *                      Fechas de solicitud de Oferta

              *                      Fechas De contestación a la solicitud de oferta

                                                                       *                      Recepción de materiales y Bienes de equipo

                                                              *                      Cumplimiento y Comportamiento de proveedores.

5.3.-                         Análisis y comparación De ofertas:   La decisión de compra

                  El análisis de las ofertas Recibidas hay que  rea­lizarlo desde un Doble punto de vista:  técnico y Económico.

Las solici­tudes se suelen realizar por Triplicado,  con el a fin de facilitar Una copia al Ingeniero de proyec­to, otra al departamento técnico de  ingeniería  Y la tercera al personal del departamento o grupo de compras.

El problema constante del equilibrio Entre los costes iniciales y los costes de operación es necesa­rio resolverlo Al efectuar esta comparación técni­ca.

En la mayor parte de los casos son Necesarias con­sultas  con algunos de los Ofertantes a fin de de­jar claro algún punto y así  concretar las ofertas en todos sus aspectos.

La decisión  suele estar en manos del  Director de Compras, aunque en algunos Casos,se sitúan bajo la responsabilidad del Director de Proyecto.

   Todas Las  ofer­tas técnicamente Aceptables,  pueden ser objeto de un Estudio económico, lo que resulta definitivo  A la hora de la elección.

5.4.-                         La orden de compra

Se in­forma al proveedor de que le ha Sido adjudicado el pedido

Se suelen realizar varias copias del Impreso.

Una vez realizada la compra o al Menos  encargada, se plantean las  acciones  Que a continuación se describen:

Requisición (orden) de Compra

Se llevan todos los anexos que se Consideren necesarios para la mayor acla­ración de lo comprado.

Las garantías suelen establecerse por Un periodo de tiempo  determinado.

Para garantizar los plazos de entrega Suelen es­tablecerse penalizaciones por retrasos, por  de­terioros en la entrega, con importes Que  suelen oscilar entre un 5% y 10% del Importe fijado pa­ra la compra.

Cambios de órdenes de Compra

Durante el transcurso de la fabricación De  los equipos es frecuente que surjan Modificaciones a realizar en los diseños o en las condiciones  de venta

Todas las modificaciones de orden Técnico se ma­terializan en un cambio de requisición.

Registro de órdenes de Compras

                           Será ne­cesario llevar un registro de pedido,

Cualquier modificación del pedido sera También re­cogida de modo que se tenga una  Verdadera información real

5.5.-           Contratación de la construcción y Montaje del proyecto

No Siempre la Ingeniería contrata la mano de obra

No Obstante si la Empresa de Ingeniería realizara esta contratación podemos Resumir los casos de contrata­ción en:

üContratación de obras Civiles

üContratación de Montajes o instalaciones

üContratación de Materiales y montajes como paquete conjunto.

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