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Los diferentes estados financieros tienen varias funciones.
Por principio de cuentas, en el balance general se presenta un resumen de los activos, pasivos y capital propio de una empresa en determinado momento, por lo general al final de un año o trimestre.
Posteriormente, el estado de resultados es un resumen de los ingresos y gastos de las empresas en determinado período, que casi siempre es de un año. Puede ser por periodos más frecuentes como semestre, trimestres, mensual o incluso diario.
Aunque el balance general es una panorámica de la situación financiera de una empresa en determinado período, el estado de resultados o pérdidas y ganancias, es un resumen de su rentabilidad a través del tiempo.
A partir de estos dos estados financieros, se pueden generar otros estados secundarios, como el de utilidades retenidas, estado de las fuentes y aplicación de fondos y el de flujos de efectivo.
El procesamiento de los datos puede ser de forma manual o a través de equipo de procesamiento electrónico de datos, que hace más ágil, rápido, exacto, oportuno.


Información del balance general:
El efectivo y los equivalentes en efectivo son los activos más líquidos y aparecen primero. Cuanto más lejos esté un activo del efectivo, menos líquido será. Las cuentas por cobrar están un paso antes del efectivo y, los inventarios, a dos pasos. Los documentos por cobrar son pagarés de los clientes, que se deben convertir en efectivo en determinado período de facturación, por lo general entre 30, 60, 90 o más días. Los inventarios se utilizan en la producción de un artículo, que primero se debe vender, luego generar una cuenta por cobrar (clientes), antes de dar el siguiente paso que es convertirse en efectivo. Debido a los activos fijos, las inversiones a largo plazo y otros activos a largo plazo son los menos líquidos, aparecen de último.

En la parte inferior del balance general se incluyen los pasivos y el capital de los accionistas de la empresa. Estos rubros se ordenan de acuerdo con la proximidad en que posiblemente serán pagados por nosotros. Todos los pasivos corrientes (circulante) se deben pagar en un año. En tanto las deudas a largo plazo (fijo) se deben pagar durante más de un año.
El capital de los accionistas, será cubierto (pagado) sólo a través de pagos regulares de dividendos. El capital de los accionistas, consta de varias subcategorías. Las acciones ordinarias, acciones preferentes, utilidades retenidas, utilidades o pérdidas del ejercicio.
Es importante recordar que las cifras son cantidades contables y no estimaciones del valor económico de los activos.
El valor contable de los activos fijos (terrenos, edificios, equipo) se basa en sus costos reales (históricos) no en lo que costarían en la actualidad (el valor de reposición). Los inventarios se expresan al valor de mercado o costo más bajo.

Información del estado de resultados:
En el estado de resultados, se presentan las utilidades, gastos y utilidades netas. El costo de los bienes vendidos (costo de ventas) representa el costo real de la producción de bienes vendidos durante el período, incluye el costo de la materias primas, costos laborales asociados con la producción y manufactura en general, relacionados con los productos vendidos. Los gastos de venta, de administración y los gastos por intereses se muestran aparte del costo de ventas, porque se consideran como gastos del período más que como costos de los productos.
En una empresa manufacturera, los gastos por depreciación se consideran como uno de los elementos del costo de los bines manufacturados y, por ende, forman parte dl costo de los bienes vendidos. Cuando son empresas comerciales, la depreciación aparece en los gastos de operación ya sea de ventas o administración, según sea el caso.

Aplicación de razones financieras:
Para evaluar la situación y el desempeño financiero de una empresa, los analistas necesitan revisar diferentes aspectos de su salud financiera. Una de las herramientas que se utilizan durante esta revisión es la razón financiera o índice, en la que los datos financieros se relacionan dividiendo una cifra entre la otra.
Para que molestarse con las razones? Por qué no simplemente considerar las cifras brutas? Se calculan las razones porque así se obtiene un comparativo que puede ser más útil que las cifras sin procesar.

Comparaciones internas:
El análisis de las razones financieras implica dos tipos de comparación. En primer lugar, el analista puede compara una razón presente con razones pasadas y futuras para la misma empresa. Cuando las razones financieras se distribuyen en un lapso de varios años, los analistas pueden estudiar la composición del cambio y establecer si la situación ha mejorado o empeorado a lo largo del tiempo.


Comparaciones externas y fuentes de razones industriales
El segundo método de comparación implica confrontar las razones de una empresa con las de otras compañías parecidas o con promedios industriales en el mismo período. Esta comparación permite conocer la situación y el rendimiento financiero relativo de nuestra empresa o empresa que estemos analizando. Cuando hablamos de razones industriales promedio, no se deben considerar como objetivos o metas, sino como lineamientos generales.

Los tipos de razones:
Las razones financieras que generalmente se usan son esencialmente de dos tipos.
En la primera se resumen algunos aspectos de la situación financiera de la empresa, en determinado momento. Cuando se prepara el balance general. Se les conoce, como a) razones de balance general, porque tanto el numerador como el denominador de cada razón se derivan directamente del Balance General. En la segunda se resumen algunos aspectos del desempeño de una compañía en determinado período, por lo general un año. A estas razones se les denomina: a) razones del estado de resultados o b) del estado de resultados/balance general.

A)RAZONES DE BALANCE GENERAL

RAZONES DE LIQUIDEZ:
Se utilizan con el fin de determinar la capacidad de una empresa para cumplir con sus obligaciones a corto plazo.

1.Razones de circulante:

F= Activos Circulantes = ej. 2,241,000 = 2.72 ej. 512,000 =1.27
      Pasivo Circulantes          823,000                      403,000

2.Prueba del Ácido (Relación entre activo disponible y Pasivo circulante)

F= Activo Circulante - Inventario = ej. 2,241,000 - 1,329,000 =1.11
                  Pasivo Circulante                              823,000

RAZONES DE APLANCAMIENTO FINANCIERO (DEUDA)

3.Razones de deuda a Capital:

F= Deuda total =                     ej.              1,454,000 = 0.81
Capital de los accionistas                      1,796,000

4.Razón de deuda a activo total:

F= Deuda Total ej. 1,454,000 = 0.45
     Activos Total     3,250,000


B. RAZONES DEL ESTADO DE RESULTADOS
C. RAZONES DE ESTADOS RESULTADOS/BALANCE GENERAL

RAZONES DE COBERTURA

5.Razones de cobertura de intereses :

F= Utilidades antes de intereses e impuestos = ej. 400,000 = 4.71
                      Intereses pagados                                    85,000

RAZONES DE ACTIVIDAD

6. Actividad de las cuentas por cobrar:

F= Ventas netas anuales a crédito = ej. 3,992,000 = 5.89
               Cuentas por cobrar                      678,000

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