Conceptos Clave de Organización Empresarial, Contabilidad, Finanzas y Gestión de Compras

Organización Empresarial

La organización de una empresa se basa en un sistema de funcionamiento que define las tareas a realizar, las personas que deben llevarlas a cabo, sus relaciones y los procesos de control. Existen dos tipos:

• Organización formal: conscientemente definida por la empresa.
• Organización informal: grupos que crean las personas al relacionarse por gustos o aficiones, naciendo de manera espontánea y natural.

Áreas Funcionales

• Aprovisionamiento: obtiene materiales y servicios del exterior.
• Producción: transforma materias primas en productos.
• Comercial: define qué ha de venderse y a quién.
• Sistemas de información: gestiona y controla aspectos del personal.
• Recursos humanos: gestiona y controla al personal.
• Económico-financiero: se encarga de la contabilidad y estadísticas.
• Servicios generales: mantenimiento y limpieza.
• Dirección y control: define objetivos, organiza y gestiona.

Organigrama

Es la representación gráfica de las áreas de la empresa y sus funciones, niveles de autoridad y canales de transmisión. Sus características son:

• Fácilmente comprensible.
• Muestra los elementos importantes de la empresa.
• Denominación específica de cada unidad.
• Muestra la jerarquía correctamente.

Recursos Humanos

Abarca la planificación, organización, gestión y control del personal de la empresa. Se debe tener en cuenta:

• Objetivos: motivación, gestión correcta, etc.
• Liderazgo: comunicación y motivación.
• Marco legal de la gestión de RRHH: convenios, contratos, salarios, etc.
• Seguridad laboral: prevención de riesgos, etc.

Liderazgo

Es la capacidad de ejercer influencia en otras personas, dirigirlas y conducirlas con el fin de alcanzar objetivos. Los líderes lo son por sus acciones. Existen varios estilos:

• Autocrático o autoritario: da órdenes.
• Democrático o participativo: sugiere y alienta a los trabajadores, participando en la vida del grupo.
• Laissez faire o dejar hacer: permisivo, da información y no se implica.

Motivación

Un trabajador se sentirá motivado en la medida en que consiga satisfacer sus necesidades. Según la "Teoría de Maslow", existe una pirámide de necesidades con 5 tipos: fisiológicas, seguridad, sociales, estima y autorrealización. Cuando se cubre una necesidad, la persona se motiva por la siguiente.

Comunicación

Es la transmisión de información. Es fundamental que el receptor dé a entender que ha comprendido. Un buen sistema de comunicación debe tener:

• Comunicación ascendente: del trabajador al director.
• Comunicación descendente: del director al trabajador.
• Comunicación horizontal: entre personas del mismo nivel jerárquico.

Existen tres tipos de comunicación: escrita, verbal y no verbal.

Contabilidad

Concepto de Contabilidad

La contabilidad tiene como función recoger y cuantificar la información económico-financiera que se genera en la empresa y comunicarla a los usuarios finales. Estos usuarios son personas o instituciones interesadas en tener información fiable sobre la marcha de la empresa.

Cuentas Anuales

La empresa debe elaborar y presentar obligatoriamente cada año los documentos contables según el Plan General de Contabilidad de 2007. Estos documentos son:

• Balance.
• Cuenta de pérdidas y ganancias.
• Estado de cambios en el patrimonio neto.
• Estado de flujos de efectivo.
• Memoria.

Balance

Es un documento contable que refleja la situación patrimonial de la empresa. Está constituido por:

• Activo: valoración monetaria del conjunto de bienes y derechos que posee la empresa (ordenado por liquidez).
• Pasivo y patrimonio neto: valoración en dinero de los recursos que han permitido financiar el activo (ordenado por exigibilidad).

ACTIVO = PASIVO + PATRIMONIO NETO

Patrimonio

Conjunto de:

• Bienes: propiedades de la empresa.
• Derechos: créditos a favor de la empresa, como deudas de clientes.
• Obligaciones: deudas de la empresa con terceras personas.

Análisis del Balance

El fondo de maniobra tiene que ser positivo:

Fondo de Maniobra = Activo Corriente - Pasivo Corriente

Financiación e Inversión

Inversión

Utilización de medios financieros para la compra, mejora o renovación de inmovilizado.

Financiación

Operaciones por las que la empresa obtiene los recursos y medios necesarios para subsistir y desarrollar su actividad.

Fuentes de Financiación

• Aportaciones de capital: recursos aportados por los socios (no es necesaria su devolución ni el pago de intereses).

• Autofinanciación o financiación interna: fondos generados por la empresa y que se destinan al mantenimiento de su actividad.

  El origen de los recursos que genera la empresa puede ser de dos tipos:

  1. De los beneficios no distribuidos o del resultado del ejercicio: los beneficios obtenidos se destinan a la propia empresa a través de la constitución de unos fondos (Reservas). Constituye la "autofinanciación de enriquecimiento" porque permite desarrollar nuevas inversiones y que la empresa crezca.
  2. De las amortizaciones efectuadas: o autofinanciación de mantenimiento. Al final de un ejercicio, la empresa calcula la pérdida de valor sufrida por el inmovilizado y lo anota como un gasto. Así, constituye unos fondos de amortización para, más adelante, sustituir los equipos amortizados.

  La suma de los beneficios obtenidos de un ejercicio y las amortizaciones efectuadas se denomina "cash flow" o "flujo de caja".

• Ayudas o subvenciones: ayudas de administraciones públicas si la empresa cumple ciertos requisitos (no hay que devolverlas).

  Según la autoridad que las concede:

  • Comunitarias.
  • Estatales.
  • Autonómicas.
  • Locales.

  Según la forma:

  • Subvenciones a fondo perdido.
  • Reducciones o exenciones en impuestos y tributos.
  • Préstamos a bajo tipo de interés.
  • Bonificaciones en las cuotas empresariales a la Seguridad Social.

• Fondos exigibles: obtener recursos del exterior y comprometerse a su devolución pagando un interés (préstamo).

  Financiación a largo plazo:

  1. Préstamos bancarios: una persona o entidad (prestamista) cede dinero al prestatario, que se compromete a devolverlo en el plazo y condiciones establecidos.

  Tipos de préstamos:

  • Pago único de capital + intereses al final de la vida del préstamo (Cn = Co(1+i)).
  • Pago de una cuota a lo largo de la vida del préstamo compuesta por capital + intereses (A = Co / (1 - (1+i)) / i).
  • Sistema de cuota de amortización constante y anualidad descendente.
  • Reembolso único con pago periódico de intereses.
  2. Leasing: contrato de arrendamiento con opción de compra.
  3. Renting: caso especial de leasing, habitual para la adquisición de vehículos. Además de la opción de compra, la financiera se encarga del mantenimiento y del seguro del vehículo.
  4. Emisión de obligaciones: para una gran financiación. Supone la emisión de un empréstito, dividido en obligaciones que serán adquiridas por terceras personas. La obligación es un título de renta fija que convierte a su propietario en un acreedor, dándole derecho a cobrar los intereses generados y a la devolución del capital aportado.

  Financiación a corto plazo:

  • Crédito comercial: se basa en la relación entre clientes y proveedores. Los proveedores suelen aplazar los pagos a sus clientes en 30, 60 o 90 días. No supone costes a la empresa.
  • Factoring: contrato por el que una empresa cede a otra el cobro de las deudas de sus clientes a cambio de un pago inmediato.
  • Descuento de efectos: operación por la que el librador cede al banco una letra de cambio y este le paga anticipadamente, pero con intereses.
  • Créditos bancarios: el banco se compromete a entregar un dinero al cliente, pagando un interés por las cantidades que se vayan disponiendo.

Proceso de Compraventa

Secuencia de acciones del proceso de compraventa:

El Pedido

Documento en el que se detallan los artículos que demanda el cliente y las condiciones en que se efectuará la compra.

El Albarán

Documento que detalla y justifica la entrega de mercancías que se efectúa al cliente. La entrega de mercancías irá acompañada de dos copias: una devuelta al vendedor y otra archivada por la empresa compradora. Si hay otra empresa encargada del transporte, la empresa compradora recibe una nota de portes que refleja el servicio y el coste.

La Factura

Documento que acredita legalmente la compraventa o prestación de servicios. La empresa vendedora tiene que conservar una copia para acreditar la operación.

Documentos de Pago

1. Cheque: documento por el que se da una orden de pago a una entidad financiera para que abone determinado dinero a la persona a la que va destinado (plazo de 15 días).

Tipos de cheque:

• Al portador: debe pagarse a quien lo presente al cobro.
• Nominativo: solo puede cobrarlo la persona a la que va dirigido.
• Cruzado: lleva el nombre de un banco y solo puede cobrarse mediante cuenta corriente.
• Conformado: la cantidad consignada queda bloqueada hasta que el cheque sea presentado al cobro.

2. Letra de cambio: documento donde una persona (librador) ordena pagar a otra (librado) en una determinada fecha (vencimiento) una cantidad de dinero, por medio de otra persona (tomador).

Las letras pueden ser:

• Avaladas: el avalista es la persona que se compromete al pago de la letra en caso de que no lo haga el librado.
• Endosadas: el endoso es la cláusula por la que el librador puede ceder la propiedad de la letra de cambio a otra persona.
• Protestadas: si el librado no acepta la letra en el momento de su presentación o se niega a pagarla a su vencimiento, el librador deberá constatar la circunstancia mediante un protesto.

3. El pagaré: documento donde la persona se compromete a pagar determinado dinero en un lugar y fecha determinados. La diferencia con la letra de cambio es que la letra es una orden incondicional de pago y el pagaré es una promesa incondicional de pago.

El Recibo

Documento que acredita que el pago de la cantidad adeudada se ha efectuado. Suelen ir divididos en dos partes: el recibo para justificar el pago y la matriz, que queda en el talonario y sirve de control.