Como se hace el archivo vertical

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Tema3-MEDIOS Y MÉTODOS DEL TRABAJO-A)Despacho:1


Sin ruidos o sonidos molestos2
Que facilite la concentración3
Iluminación suficiente4
Temperatura Adecuada5
Decoración adecuada6
Ventilación suficienteB)Mobiliarios de Oficina1
El archivo de tareas diarias estará en las cajoneras auxiliares, integrado con el escritorio2
El archivo de poco uso se colocará retirado del escritorio3
El asiento de la secretaria debe situarse detrás del escritorio.

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Ventana a la izquierda del secretario, a no ser que sea zurda5
Reloj Analógico visible6
Espalda de la secretaria protegida por pared7
Escritorio será su zona de trabajo, su zona persona8
Papelera oculta debajo del escritorio.
9.Ordenador, bien colocado para que no se gire la cabeza, que no refleje la luz en la ventana, barrera entre la secretaria y la persona que entra por la puerta de visitas y que la gente no pueda ver la pantallaC)Escritorio1
La mesa despejada, la documentación debe de estar archivada, entregada o desechada2
Ordenador en mesa auxiliar, con la pantalla 10-15 cm más baja que la mesa principal y la impresora alado3
Los documentos y papeles hay que leeros y asignarles una tarea, ademas según la forma de entrada hay q clasificar en: Urgente, de resolución inmediata, de resolución a lo largo de la jornada, a corto plazo, a medio plazo, a largo plazo/4

Sobre la mesa dos bandejas:


Una de documentación que entra y otra que es resuelta.

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Archivador de cajones: Para ordenar por temas u otro criterio los documentos. También para tener documentación  habitual y útil, no definitivo6
Papelera: Necesaria también una trituradora de documentosEL ARCHIVO 
Lugar donde se recogen y se guardan documentos, expedientes, etc.. En cualquier tipo de soporte...

Objetivos

Guardar y custodiar doc, Facilitar su localización cuando haga falta, reducir el tiempo de recuperación//

Conceptos:1


Clasificar:Ordenar por clases2
Ordenar: Colocar de acuerdo un planA)Clasificación de los documentos en el archivo

Orden Alfabético:


Si se trata de nombres,  por el 1º apellido, si son empresas por sus siglas o por apellidosOrden numérico:
Se asigna un nº consecutivo al anteriormente abierto y archivado. Se coloca lugar contiguo al anterior en númeroVentajas: Se trata de algo sencillo, encaja con el principio de discreción, imposible equivocarse y repetir número, es rápido "búsqueda sencilla", permite archivar muchos expedientesInconveniente

Necesita un apoyo auxiliar q descodifique el número de expedienteOrden Temático:
Se crea un catálogo de unidades temáticas a semejanza del índice de contenidosVentajas: Intuitivo si tiene un índice pequeño, expedientes bien clasificadosInconveniente

1.Toca crear un plan temático y de códigos, 2.Problemas cuando nos quedamos sin espacio y tenemos q introducir nuevos temas, nuevas carpetas o expedientes.3.Está relacionado con más de tres temas ya hay problemas4.Si otras personas quieren acceder al archivo deben de conocer los códigos y su plan temáticoB)Como tratar los documentos1
Cumplir protocolo para archivar y tratar la documentación2
Leer el documento que llega3
Si no tiene importancia tirarlo a la papelera4
Apreciar y valorar el documento: Por Su Contenido, tiene órdenes para realizar tareas, para constituir 5una prueba o resguardo de una operación realizada.

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Analizado el documento, podremos enviar a la papelera, procesar o realizar las tareas, archivar
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Si esta duplicado solo se archiva el original.

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Si hay que grapar o archivar en un archivador se realizara correctamente.

C)Mantener al día los archivos1


El archivo de cajonera

Lo situamos al lado de la secretaría, debajo de la mesa de trabajo, es de uso personal e intimo, solo tendrá acceso la secretaria. Son los de uso frecuente, estarán bien organizadas todos sus documentos en su carpeta, normalmente ordenadas alfabéticamente.
2.Archivo de estantería o armario. Alejado un poco del escritorio, su archivo será permanente, podrán acceder el jefe o la secretaria "Nadie más" y estarán deacuerdo en cómo organizarlo. Para mantenerlo archivado hay que hacer lo siguiente:
1. En el escritorio tendremos una bandeja, donde se pondrán las tareas terminadas y las que se procedan se archivaran
2. Fijar un momento del día para archivar
3. Cuanto menos personas accedan a los archivos mejor
4. Revisar los archivos, para ver los caducados, los que no son útiles etc..
5. Pegar una etiqueta como están ordenados
6.Si se saca algo, se deberá de colocar luego

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