El Aprovisionamiento Empresarial: Proceso, Objetivos y Beneficios

Aprovisionamiento

Aprovisionamiento es el proceso que lleva a cabo la empresa para garantizarse la disponibilidad de los productos y servicios necesarios para el desarrollo de su actividad y para el logro de sus objetivos estratégicos.

Proceso de Aprovisionamiento

• Identificación de las necesidades: Comunicación de cada departamento de las necesidades de material para su funcionamiento.
• Selección de las fuentes de aprovisionamiento: Búsqueda de proveedores adecuados para realizar las compras necesarias.
• Gestión de compras: Realización del pedido, control de recepción de materiales y validación de la operación para que se produzca el pago.
• Gestión de stocks: Realización y control de las operaciones de almacenaje de las mercancías, así como las entradas y salidas de los materiales de los almacenes de la empresa.
• Evaluación y control: Valoración del logro de los objetivos del proceso de aprovisionamiento y control del desarrollo de las actividades.

Objetivos del Aprovisionamiento

• Proporcionar un flujo ininterrumpido de materiales, suministros y servicios necesarios.
• Mantener las inversiones en existencias.
• Reducir las pérdidas de existencias al mínimo posible.
• Mantener unas normas de calidad adecuadas a la estrategia empresarial.
• Buscar, encontrar, mantener y gestionar proveedores idóneos.
• Normalizar los procesos de adquisición de mercancías.
• Comprar los elementos y servicios al precio más bajo posible.
• Mantener la posición competitiva de la empresa en el mercado.
• Lograr la eficiencia en la función de aprovisionamiento.

Función del Aprovisionamiento

• Criterio técnico: Mantiene las existencias lo más altas posibles.
• Criterio económico financiero: Minimiza los costes de aprovisionamiento y mantenimiento.

Aprovisionamiento en la Empresa

Se encarga el departamento de compras, que debe asegurar existencias, garantizarlas, realizar compras más ventajosas, relacionarse de forma fluida y controlar y evaluar los procesos.

Tipos de Gestión

• Gestión descentralizada: Cada departamento realiza sus propias compras.
• Gestión matricial: La empresa adquiere los productos que necesita a proveedores especializados en cada zona geográfica.

Importancia del Aprovisionamiento

Beneficios Económicos

La gestión de aprovisionamiento eficiente logra reducir los costes en los materiales para obtener:

• Aumento de beneficio.
• Reducción de costes.
• Aumento de calidad.
• Mantenimiento de la ventaja competitiva.

Beneficios en las Relaciones

Uno de los pilares fundamentales de la gestión de aprovisionamiento es la confianza con los proveedores, que ofrece:

• Garantía de suministro.
• Información sobre los mercados de materias primas.
• Mayor información del personal de la empresa.

Beneficios Técnicos

El aprovisionamiento eficiente lleva a la adquisición de los productos más adecuados para cada uno de los procesos en los que se utilizan. Esto genera utilidades para la empresa:

• Implementación de procesos de calidad al reducir los errores.
• Producción eficiente al reducir la cantidad de residuos en el proceso de fabricación.

Las TIC en el Aprovisionamiento

Permiten que el aprovisionamiento sea más eficiente, ya que requiere sistemas y aplicaciones capaces de:

• Determinar las necesidades de aprovisionamiento.
• Desarrollar el control documental y administrativo del proceso de compra.
• Gestionar las relaciones con las empresas proveedoras.

Dos aspectos para que sean más eficientes:

Aspectos de Eficiencia con TIC

• Gestión interna del proceso: Existen herramientas informáticas que utiliza la empresa que permiten realizar las siguientes operaciones:
  • Estimación de demanda.
  • Cálculo de las necesidades de aprovisionamiento.
  • Evaluación de proveedores.
  • Gestión de stock.
  • Gestión administrativa de las compras.
• Colaboración directa y automática entre cliente y proveedor:
  • Identificación de nuevos proveedores para cada categoría de producto.
  • Realización del proceso de compra completo a través de internet.
  • Intercambio de información relevante con los proveedores sobre la evolución de los mercados.
  • Disminución de costes de almacenaje al ahorrar tiempo en las transacciones y envío de mercancías.