Administracion y sus funciones

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1. Fundamentos de la Organización
A menudo comenzamos a describir la estructura de una empresa viendo su organigrama. El organigrama describe gráficamente los puestos en la compañía y cómo están organizados. La gráfica muestra un retrato de loa estructura de mandos y las diversas actividades que realizan diferentes personas. Aunque el organigrama presenta con claridad algunas características estructurales importantes, hay otros asuntos de diseño relacionados con la estructura que no son menos importantes. Dos conceptos fundamentales en torno a los cuales están estructuradas las compañías son la diferenciación y la integración.

1.1 Diferenciación: Varios conceptos relacionados subyacen a la idea de diferenciación estructural. La división del trabajo significa que el trabajo de la organización está subdividido en tareas menores. Diversas personas y unidades en toda la organización realizan tareas diferentes. A su vez, la especialización se refiere al hecho de que diferentes personas o grupos con frecuencia desempeñan partes específicas de la tarea completa.
1.2 Integración: Así como las organizaciones diferencian sus estructuras, los gerentes tiene que considerar simultáneamente asuntos de integración. Todas las tareas especializadas en una organización no pueden ser desarrolladas en forma completamente independiente. Puesto que las distintas unidades son parte de la organización ampliada, tiene que existir algún grado de comunicación y cooperación entre ellas.
La interacción se logra a través de mecanismos estructurales que elevan la colaboración y la coordinación. Cualquier actividad de trabajo que vincula distintas unidades de trabajo cumple con una función de integración.

2. La estructura vertical
A fin de entender cuestiones tales como las relaciones de reporte, autoridad, responsabilidad y similares, necesitamos con la dimensión vertical de la estructura de una organización.

2.1 La autoridad en las organizaciones: La autoridad es fundamental para el funcionamiento de cada organización: es el derecho legítimo a tomar decisiones y a decir a la gente qué hacer. La autoridad reside en los puestos más que en las personas. Por ello, el trabajo de director de una división en particular le confiere autoridad sobre ella, al margen de cuántas personas hayan ocupado ese puesto y quién lo ocupe ahora.
 
- El consejo directivo: En las corporaciones los accionistas son los dueños. Pero como hay numerosos accionistas y a estas personas por lo general les falta información oportuna, pocos están involucrados en la administración. Los accionistas eligen un consejo directivo para vigilar la organización. El consejo, dirigido por el presidente, toma grandes decisiones que afectan la organización, sujeto al acta constitutiva y a las disposiciones de los estatutos.

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El director general (CEO): Oficialmente, la autoridad conferida al concejo directivo se asigna al director general, quien ocupa la cúspide de la pirámide organizacional. Él es personalmente responsable ante el consejo y propietarios del desempeño de la organización.

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El equipo de la alta dirección: En forma creciente los CEO comparten su autoridad con otros miembros clave del equipo de alta dirección. Lo equipos de alta dirección por lo general están integrados por el CEO, el director de empresa, el director en jefe de operaciones, el director financiero en jefe y otros ejecutivos importantes.

2.5 Niveles jerárquicos: El CEO ocupa la posición más alta y es el miembro decano de la alta dirección. El nivel más alto de la dirección también incluye directores y subdirectores. El segundo nivel amplio es de la administración intermedia. En este nivel los gerentes están a cargo de las plantas o gerencias. El nivel más bajo está formado por los administradores inferiores y trabajadores. Incluye gerentes de oficinas, gerentes de área, supervisores y otros gerentes de primera línea, así como empleados que les reportan directamente a ellos.
2.6 Tramo de control: El número de personas bajo un gerente es una característica importante de la estructura de una organización. El número de subordinados que reportan directamente a un ejecutivo o supervisor se llama tramo de control.
2.7 Delegación: Es la asignación de autoridad y responsabilidad a un subordinado de nivel inferior. Requiere que el subordinado informa a su jefe respecto a cuán efectivamente se realizó la tarea. La delegación quizá sea la característica fundamental de la administración, porque implica que las cosas se hagan a través de otros. Por ello la delegación es importante en todos los niveles jerárquicos.
- Responsabilidad y autoridad, exigibilidad: Responsabilidad significa que a una persona se le asigna una tarea que se tiene que realizar. Cuando se delegan responsabilidades de trabajo, el gerente también debe delegar en el subordinado autoridad suficiente para que se lleve a cabo el trabajo.
La exigibilidad significa que el gerente del subordinado tiene el derecho de esperar que el subordinado efectúe el trabajo y el derecho a tomar acciones correctivas en caso de que el subordinado falle al hacerlo.

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Ventajas de la delegación: La delegación de trabajo ofrece ventajas importantes. El gerente ahorra tiempo al derivar parte de sus responsabilidades a alguien más y queda libre para dedicar su energía a actividades importantes de mayor nivel, como la planeación, fijación de objetivos y vigilancia del desempeño.

2.8 Descentralización: La delegación de responsabilidad y autoridad descentraliza la toma de decisiones. En una organización centralizada, por lo general, las decisiones importantes se toman en la cima. En organizaciones descentralizadas se toman más decisiones a niveles bajos. Idealmente la toma de decisiones tiene un lugar en el nivel de la gente directamente afectada y que tiene mayor conocimiento acerca del problema. Esto es particularmente importante cuando el ambiente de los negocios está cambiando con rapidez y las decisiones deben tomarse rápido y bien.

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