La función de aprovisionamiento

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La funcion de aprovisionamiento

Cosiste en comprar los materiales necesarios para la actividad de la empresa y almacenarlos mientras se inicia cada proceso de producción o comercializacion. Tres aspectos fundamentales:

-en primer lugar, el encargadod e realizar las compras de productos que necesita el departamento de producción o el departamento comercial ha de tener en cuenta: precio, claridad, plazo de entrega…

-En segundo lugar, la funcion de aprovisionamientos implica disponer de almacenes para guardar los productos comprados hasta que el departamento de producción los necesite.

-En tercer lugar, es necesario desarrollar un sistema de gestion de inventarios, que tiene como objetivo determinar la cantidad de existencias que se han de mantener y el ritmo de pedidos para cubrir las necesidades de la empresa para la producción y la comercializacion.

Ciclo de aprovisionamiento: periodo que existe entre la realización de la compra y el momento en el que son entregados los productos vendidos a los clientes. Es diferente si se trata de una empresa productora o de una empresa comercial

Existencias: conceptos y tipos

Todos aquellos materiales que una empresa tiene depositados en sus almacenes y que cumplen una serie de funciones especificas dentro de la gestion del aprovisionamiento.

-Materias primas: aquellas que mediante la transformación o la elaboración se destinan a formar parte de los productos fabricados

- productos semielaborados: son los productos elaborado por la empresa y normalmente no destinados a la venta hasta que no son objeto de otra elaboración, incorporación o transformación posterior.

-productos acabados: son aquellos productos fabricados por la empresa y destinados al consumo final o a la utilización que de ellos puedan hacer otras empresas.

-mercaderias o existencias comerciales: son los materiales comprados por la empresa destinados a la posterior venta o comercializacion, sin transformación.

-otros aprovisionamientos: son los elementos incorporables.

-subproductos (de carácter secundario o accesorio respecto de la fabricación principal), residuos( obtenidos al mismo tiempo que los productos, pueden ser utilizados, vendidos o inservibles) y materiales recuperables (se reutilizan después de la producción)

La gestion de inventarios

Los inventarios aportan flexibilidad a las operaciones de la empresa y facilitan la gestion de aprovisionamiento. La empresa necesita disponer de recursos almacenados por muy diversos motivos:

-para evitar una ruptura de stocks, no quedarse sin productos si hay un incremento inesperado de la demanda.

-porque pueden existir diferencias importantes en los ritmos de producción y distribución cuando la demanda dependa de la epoca del año.

-para obtener importantes descuentos por la compra de materiales en gran cantidad. Aprovechar esta oportunidad contribuye a reducir los costes de los productos.

Clasificaicon de los costes de las existencias

-costes de pedido: son los costes generados por la realización de pedidos: los costes administrativos de gestionar los pedidos a los proveedores.

-costes de adquisición: es el precio del producto que compramos al proveedor.

-costes de mantenimiento de inventario: son los costes que tiene la empresa por mantener un volument de existencias concreto en sus almacenes.

· administrativos: costes del personal administrativo y del sistema de gestion y de administración.

· operativos: costes del personal del almacen, de los equipos de manipulación y seguros de las existencias contra riesgos diversos.

· de espacio fisico: costes de alquiler de locales, amortizaciones, impuestos, seguros del edificio…

· economicos: costes de obsolencia y depreciación de las existencias

· financieros: coste de los intereses pagado por la financiacion de los capitales invertidos en mantener las existencias.

- Costes de ruptura de stocks: son los costes que tiene la empresa cuando se queda sin existencias, cuando no puede hacer frente al pedido de un cliente por falta de producto, o cuando no puede producir por falta de materias primas o de otras existencias necesarias para la producción.

Administracion de inventarios

- Stock maximo: la cantidad mayor de existencias de un material que se puede mantener en el almacen, en relacion con los abundantes costes de almacen que se debe soportar.

- Stock minimo o de seguridad: la cantidad menos de existencias de un material que se puede mantener en el almacen bajo la cual el riesgo de ruptura de stocks es muy alto.

- punto de pedido: nivel de existencias en el cual se ha de realizar el pedido para reaprovisionar el almacen.

Coste de adquisición: CA=p· D  CA=cf· D(p, precio de compra, D la demanda, cf coste unitario del producto)

Coste de pedido: CP=s · N ; N=D/Q; CP=s · D/Q (s coste unitario de los gastos de hacer un pedido, N numero de pedidos, Q volumen de los pedidos)

Coste de almacenamiento: CAL = g (Q/2 + SS)    g= r · p(g es el coste unitario de mantener una unidad fisica en el almacen, Q/2 media de stocks en el almacen, Q cantidad de precio, SS stock de seguridad)

Coste total de gestion de inventarios: CTG=CA + CP + CAL

Pedido optimo: Q*= 2 · s · D/ g

Numero de pedidos: N= D/Q*

Tiempo: T= 360/N

Modelo de gestion de inventarios

- Existencias A: son los articulos mas importantes para la gestion de aprovisionamiento, forma aproximadamente el 20% de los articulos del almacen, y pueden sumar del 60 % al 80% del valor total de las existencias.

- Exitencias B: son existencias menos relevantes para la empresa que las anteriores. Pueden suponer el 30% de los articulos del almacen, con un valor de entre el 10 y el 20% del almacen.

- Existencias C: son existencias que tienen muy poca relevancia para la gestion de aprovisionamiento. Representan aproximadamente el 50% de las existencias de la empresa, pero menos del 5 o del 10 del valor total del almacen.

El sistema JIT (just-in-time) de gestion de inventarios

Es un sistema integrado de gestion de producción y gestion de aprovisionamiento. Se fundamenta en el hecho de que la empresa no fabrica ningun producto hasta que no se necesita, hasta que no haya un pedido firme de clientes o una orden de fabricación. La finalidad es destinar el minimo de recursos al mantenimiento de inventarios, reducir los plazos de producción y de entrega a los clientes y disponer de un sistema integrado de calidad que identifique rapidamente los problemas operativos. Requisitos:

-gran participación del personal para identificar problemas de producción y de aprovisionamiento, y para proponer soluciones rapidas y dinamicas.

- desarrollar y disponer de aplicación importantes de ingenieria para adaptar los sistemas de producción y de aprovisionamiento a las especificaciones y las necesidades del sistema.

-aplicar un sistema de calidad total que incida en la mejora continua de los procesos de producción y aprovisionamiento.

Periodo de adquisición: es el importe total de la compra, según la fatura del proveedor y sin incluir el IVA deducible, mas todos los gastos que haya generado la operación.

Coste de producción: es la suma del precio de adquisición de las materias primas y de los materiales consumidos en la fabricación de los costes directos de la producción y de la parte proporcional de los costes indirectos imputables a la producción.

Criterio PMP:Consiste en calcular el valor medio de las existencias iniciales y de las entradas ponderadas según sus cantidades.

Criterio Fifo: El valor de la salida de los productos del almacen es el precio de las primeras unidades fisicas que entraron. De esta forma, las existencias salen del almacen valoradas en el mismo orden en que entraron. Las existencias se registras a su valor de entrada respetando el orden coronologico.