Contabilidad de los empresarios.
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TEMA 8 CONTABILIDAD DE LOS EMPRESARIOS.
1.- Obligación del empresario de llevar una contabilidad
Los empresarios tienen la obligación de llevar una contabilidad ordenada y adecuada a su actividad. En este sistema influye también la preocupación de la protección de los acreedores en el supuesto de insolvencia, de manera que si el comerciante no ha llevado los libros requeridos por el propio Código, la quiebra puede calificarse como culpable o fraudulenta.
El interés general porque la contabilidad sea exacta se ha incrementado
En primer lugar, porque el propio Estado por razones fiscales desea conocer los resultados del negocio de los empresarios
En segundo término, en materia de sociedades aparece el interés de los acreedores sociales por una autenticidad en los balances,
También surge en este mismo campo de las sociedades el interés de los propios socios, ya que participan en el beneficio social
Además se perfila acusadamente el interés de los trabajadores por conocer la contabilidad de la empresa, ya que en el momento de elaborar un convenio colectivo entre ellos y el empresario puede ser planteada en forma más precisa la discusión de sus términos, si los trabajadores conocen la verdadera situación patrimonial del empresario.
Este Título III se ha dividido en tres secciones: la primera referente a los Libros de los empresarios. La segunda sección se refiere a las ?Cuentas anuales?. La tercera sección se ocupa de la ?Presentación de las cuentas de los grupos de sociedades?
El Plan General de Contabilidad vigente establece un conjunto de reglas dirigidas a los empresarios de forma que adopten un sistema de cuentas normalizadas
2.- Forma de llevar la contabilidad.
A) Libros obligatorios
a) El libro de inventarios y cuentas anuales se abrirá con el inventario detallado de iniciación de la empresa. En este libro se transcribirán, al menos trimestralmente, los balances de comprobación de sumas y saldos y anualmente el inventario de cierre del ejercicio y las cuentas anuales.
b) El libro diario, que registrará día a día todas las operaciones relativas al ejercicio de la empresa
Junto a estos libros obligatorios para todos los empresarios, aparecen otros que lo son únicamente para algunos de ellos, por lo que se califican como libros especiales. El Código destaca el libro de actas. Las sociedades mercantiles llevarán también un libro o libros de actas, en las que constarán todos los acuerdos tomados por las Juntas Generales y los demás órganos colegiados de la sociedad
B) Requisitos en la llevanza de los libros.
1. El Código indica que la contabilidad será llevada directamente por los empresarios o por otras personas debidamente autorizadas
Se imponen una serie de requisitos
2.Dentro de estos requisitos se distingue entre los extrínsecos y los intrínsecos. Los extrínsecos se refieren a la llamada legalización de los libros, consistente en que por el Registro Mercantil se ponga en el primer folio de cada libro una diligencia firmada de los que tuviere y sellen todas sus hojas. Dicha legalización se puede hacer de dos formas:
3.c)A priori,
A posteri
Con relación a los requisitos intrínsecos, todos los libros y ?deben ser llevados, cualquiera que sea el procedimiento utilizado, con
claridad, por orden de fechas, sin espacios en blanco, interpolaciones,
tachaduras ni raspaduras. Deberán salvarse a continuación,
inmediatamente que se adviertan, los errores u omisiones padecidos en las
anotaciones contables. No podrán utilizarse abreviaturas o símbolos cuyo
significado no sea preciso con arreglo a la Ley
Los empresarios ?conservarán los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenador, durante seis años
El Código parte del principio de que la contabilidad de los empresarios es secreta. El propio Código prevé la comunicación y la exhibición de los libros en determinados casos
sólo puede decretarse por el Juez, de oficio o a instancia de parte ?en los casos de sucesión universal, suspensión de pagos, quiebras, liquidaciones de sociedades o entidades mercantiles
d) La exhibición de los libros o documentos de los empresarios sólo podrá decretarse ?a instancia de parte o de oficio, cuando la persona a quien pertenezcan tenga interés o responsabilidad en el asunto en que proceda la exhibición?.
C) Valor probatorio de los libros.
?El valor probatorio de los libros de los empresarios y demás documentos contables será apreciado por los Tribunales conforme a las reglas generales del Derecho?.
A) Normas sobre las cuentas anuales.
Existe el deber del empresario de formular, al cierre del ejercicio, las cuentas anuales de su empresa, que comprenderán el balance, la cuenta de pérdidas y ganancias y la memoria
El Código ha establecido la obligación de todo empresario, sea persona física o jurídica, de formular anualmente no sólo el balance y la cuenta de pérdidas y ganancias, sino también una memoria cuando se trata de un empresario individual
Las cuentas anuales deben redactarse con claridad y mostrar ?la imagen fiel del patrimonio, de la situación financiera y de los resultados de la empresa, de conformidad con las disposiciones legales?
El balance ha de comprender, con la ?debida separación, los bienes y derechos que constituyen el activo de la empresa y las obligaciones que forman el pasivo de la misma, especificando los fondos propios?
La cuenta de pérdidas y ganancias ha de comprender, ?también con la debida separación, los ingresos y los gastos del ejercicio y, por diferencias, el resultado del mismo.
La memoria ha de completar, ampliar y comentar la información contenida en el balance y la cuenta de pérdidas y ganancias
Normas sobre valoraciones de las partidas de las cuentas anuales
Esta valoración ?deberá realizarse conforme a los principios de contabilidad generalmente aceptados?.
Se presume que la empresa continúa en funcionamiento, de manera tal, que el balance de ejercicio no puede considerarse como un balance de liquidación o de cierre de la empresa
Se seguirá el principio de prudencia valorativa
y obliga a recoger en el balance sólo los beneficios
a) realizados en la fecha del cierre, a tener en cuenta todos los riesgos previsibles y las pérdidas eventuales con origen en el ejercicio o en otro anterior y a tener en cuenta las depreciaciones.
b) Se imputarán al ejercicio al que las cuentas anuales se refieran los gastos y los ingresos que afecten al mismo.
c) Se deben valorar separadamente los elementos que integran las distintas partidas del activo y del pasivo
d) Los elementos del inmovilizado y del circulante se contabilizarán por el precio de adquisición o por el coste de producción. Estos elementos deberán amortizarse durante el tiempo de su utilización, de forma que se irá reduciendo durante los ejercicios que dure su utilización el precio de adquisición o de coste.
En el caso de que por circunstancias excepcionales el empresario no aplique tales principios deberá expresar en la memoria las causas de esa falta de aplicación.
A) Responsabilidad por su redacción.
El Código desea hacer responsable al empresario o a los administradores de la
sociedad de la redacción de las cuentas anuales y para ello obliga a que el propio empresario las firme o que todos los administradores de la sociedad estampen su firma en dichas cuentas. En la antefirma debe expresarse la fecha en que las cuentas su hubieran formulado.La veracidad de las cuentas anuales trata de garantizarse mediante la intervención de Auditores
La auditoría de las cuentas anuales consiste en verificar y dictaminar si dichas cuentas expresan la imagen fiel del patrimonio y de la situación financiera de la empresa, así como el resultado de sus operaciones y los recursos obtenidos y aplicados en el período examinado
Sólo podrán realizar la actividad de auditoría de cuentas las personas físicas o jurídicas que figuren inscritos en el Registro Oficial de Auditores de Cuentas del Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas
1.La intervención de los auditores para revisar las cuentas anuales puede venir impuesta por la Ley, o bien acordarse por el Juez a petición de quien acredite un interés legítimo.
a) En todo caso deben someter obligatoriamente a la auditoría sus cuentas anuales las siguientes empresas:
i.Las que tengan sus títulos admitidos a negociación en cualquiera de los mercados de valores.
ii. Las que se dediquen de forma habitual a la intermediación o a la actividad financiera.
iii. Las sociedades de seguros.
iv. Las sociedades anónimas
Las que reciban subvenciones, o realicen obras o suministros al Estado y demás organismos públicos
Cuando así se establezca por disposiciones especiales
todo empresario está obligado a someter a auditoría las cuentas anuales de su empresa ?cuando así lo acuerde el Juzgado competente, incluso en vía de jurisdicción voluntaria si acoge la petición fundada de quien acredite un interés legítimo
El auditor ha de observar necesariamente unas normas técnicas, sobre las que ha de basarse su actuación
B) Obligación del depósito de las cuentas anuales.
Las cuentas anuales deben depositarse en el Registro Mercantil, pero únicamente cuando se trate de empresarios sociales y de ciertas entidades, no en el caso de los empresarios individuales
Tienen obligación de depósito en el Registro mercantil los empresarios que asuman la forma de sociedades capitalistas
y las sociedades personalistas
También están obligadas las entidades de otra naturaleza cuando por su actividad y volumen de negocios alcancen los requisitos previstos en la disposición
1. adicional cuarta de la Ley 7/1996.
El incumplimiento de esa obligación lleva consigo unas sanciones de distinta naturaleza. Por un lado, que la sociedad no puede inscribir en el Registro Mercantil documento alguno mientras persista ese incumplimiento . Por otro, la imposición de una multa
4.- Cuentas anuales de los grupos de sociedades.
La sociedad dominante, además de la presentación de sus propias cuentas anuales, deberá presentar las de todas las sociedades en su conjunto
Las cuentas consolidadas deben ser formuladas por la sociedad dominante del grupo y corresponde a su junta general tanto la designación de los auditores de cuentas como su aprobación
1.- Obligación del empresario de llevar una contabilidad
Los empresarios tienen la obligación de llevar una contabilidad ordenada y adecuada a su actividad. En este sistema influye también la preocupación de la protección de los acreedores en el supuesto de insolvencia, de manera que si el comerciante no ha llevado los libros requeridos por el propio Código, la quiebra puede calificarse como culpable o fraudulenta.
El interés general porque la contabilidad sea exacta se ha incrementado
En primer lugar, porque el propio Estado por razones fiscales desea conocer los resultados del negocio de los empresarios
En segundo término, en materia de sociedades aparece el interés de los acreedores sociales por una autenticidad en los balances,
También surge en este mismo campo de las sociedades el interés de los propios socios, ya que participan en el beneficio social
Además se perfila acusadamente el interés de los trabajadores por conocer la contabilidad de la empresa, ya que en el momento de elaborar un convenio colectivo entre ellos y el empresario puede ser planteada en forma más precisa la discusión de sus términos, si los trabajadores conocen la verdadera situación patrimonial del empresario.
Este Título III se ha dividido en tres secciones: la primera referente a los Libros de los empresarios. La segunda sección se refiere a las ?Cuentas anuales?. La tercera sección se ocupa de la ?Presentación de las cuentas de los grupos de sociedades?
El Plan General de Contabilidad vigente establece un conjunto de reglas dirigidas a los empresarios de forma que adopten un sistema de cuentas normalizadas
2.- Forma de llevar la contabilidad.
A) Libros obligatorios
a) El libro de inventarios y cuentas anuales se abrirá con el inventario detallado de iniciación de la empresa. En este libro se transcribirán, al menos trimestralmente, los balances de comprobación de sumas y saldos y anualmente el inventario de cierre del ejercicio y las cuentas anuales.
b) El libro diario, que registrará día a día todas las operaciones relativas al ejercicio de la empresa
Junto a estos libros obligatorios para todos los empresarios, aparecen otros que lo son únicamente para algunos de ellos, por lo que se califican como libros especiales. El Código destaca el libro de actas. Las sociedades mercantiles llevarán también un libro o libros de actas, en las que constarán todos los acuerdos tomados por las Juntas Generales y los demás órganos colegiados de la sociedad
B) Requisitos en la llevanza de los libros.
1. El Código indica que la contabilidad será llevada directamente por los empresarios o por otras personas debidamente autorizadas
Se imponen una serie de requisitos
2.Dentro de estos requisitos se distingue entre los extrínsecos y los intrínsecos. Los extrínsecos se refieren a la llamada legalización de los libros, consistente en que por el Registro Mercantil se ponga en el primer folio de cada libro una diligencia firmada de los que tuviere y sellen todas sus hojas. Dicha legalización se puede hacer de dos formas:
3.c)A priori,
A posteri
Con relación a los requisitos intrínsecos, todos los libros y ?deben ser llevados, cualquiera que sea el procedimiento utilizado, con
claridad, por orden de fechas, sin espacios en blanco, interpolaciones,
tachaduras ni raspaduras. Deberán salvarse a continuación,
inmediatamente que se adviertan, los errores u omisiones padecidos en las
anotaciones contables. No podrán utilizarse abreviaturas o símbolos cuyo
significado no sea preciso con arreglo a la Ley
Los empresarios ?conservarán los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenador, durante seis años
El Código parte del principio de que la contabilidad de los empresarios es secreta. El propio Código prevé la comunicación y la exhibición de los libros en determinados casos
sólo puede decretarse por el Juez, de oficio o a instancia de parte ?en los casos de sucesión universal, suspensión de pagos, quiebras, liquidaciones de sociedades o entidades mercantiles
d) La exhibición de los libros o documentos de los empresarios sólo podrá decretarse ?a instancia de parte o de oficio, cuando la persona a quien pertenezcan tenga interés o responsabilidad en el asunto en que proceda la exhibición?.
C) Valor probatorio de los libros.
?El valor probatorio de los libros de los empresarios y demás documentos contables será apreciado por los Tribunales conforme a las reglas generales del Derecho?.
A) Normas sobre las cuentas anuales.
Existe el deber del empresario de formular, al cierre del ejercicio, las cuentas anuales de su empresa, que comprenderán el balance, la cuenta de pérdidas y ganancias y la memoria
El Código ha establecido la obligación de todo empresario, sea persona física o jurídica, de formular anualmente no sólo el balance y la cuenta de pérdidas y ganancias, sino también una memoria cuando se trata de un empresario individual
Las cuentas anuales deben redactarse con claridad y mostrar ?la imagen fiel del patrimonio, de la situación financiera y de los resultados de la empresa, de conformidad con las disposiciones legales?
El balance ha de comprender, con la ?debida separación, los bienes y derechos que constituyen el activo de la empresa y las obligaciones que forman el pasivo de la misma, especificando los fondos propios?
La cuenta de pérdidas y ganancias ha de comprender, ?también con la debida separación, los ingresos y los gastos del ejercicio y, por diferencias, el resultado del mismo.
La memoria ha de completar, ampliar y comentar la información contenida en el balance y la cuenta de pérdidas y ganancias
Normas sobre valoraciones de las partidas de las cuentas anuales
Esta valoración ?deberá realizarse conforme a los principios de contabilidad generalmente aceptados?.
Se presume que la empresa continúa en funcionamiento, de manera tal, que el balance de ejercicio no puede considerarse como un balance de liquidación o de cierre de la empresa
Se seguirá el principio de prudencia valorativa
y obliga a recoger en el balance sólo los beneficios
a) realizados en la fecha del cierre, a tener en cuenta todos los riesgos previsibles y las pérdidas eventuales con origen en el ejercicio o en otro anterior y a tener en cuenta las depreciaciones.
b) Se imputarán al ejercicio al que las cuentas anuales se refieran los gastos y los ingresos que afecten al mismo.
c) Se deben valorar separadamente los elementos que integran las distintas partidas del activo y del pasivo
d) Los elementos del inmovilizado y del circulante se contabilizarán por el precio de adquisición o por el coste de producción. Estos elementos deberán amortizarse durante el tiempo de su utilización, de forma que se irá reduciendo durante los ejercicios que dure su utilización el precio de adquisición o de coste.
En el caso de que por circunstancias excepcionales el empresario no aplique tales principios deberá expresar en la memoria las causas de esa falta de aplicación.
A) Responsabilidad por su redacción.
El Código desea hacer responsable al empresario o a los administradores de la
sociedad de la redacción de las cuentas anuales y para ello obliga a que el propio empresario las firme o que todos los administradores de la sociedad estampen su firma en dichas cuentas. En la antefirma debe expresarse la fecha en que las cuentas su hubieran formulado.La veracidad de las cuentas anuales trata de garantizarse mediante la intervención de Auditores
La auditoría de las cuentas anuales consiste en verificar y dictaminar si dichas cuentas expresan la imagen fiel del patrimonio y de la situación financiera de la empresa, así como el resultado de sus operaciones y los recursos obtenidos y aplicados en el período examinado
Sólo podrán realizar la actividad de auditoría de cuentas las personas físicas o jurídicas que figuren inscritos en el Registro Oficial de Auditores de Cuentas del Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas
1.La intervención de los auditores para revisar las cuentas anuales puede venir impuesta por la Ley, o bien acordarse por el Juez a petición de quien acredite un interés legítimo.
a) En todo caso deben someter obligatoriamente a la auditoría sus cuentas anuales las siguientes empresas:
i.Las que tengan sus títulos admitidos a negociación en cualquiera de los mercados de valores.
ii. Las que se dediquen de forma habitual a la intermediación o a la actividad financiera.
iii. Las sociedades de seguros.
iv. Las sociedades anónimas
Las que reciban subvenciones, o realicen obras o suministros al Estado y demás organismos públicos
Cuando así se establezca por disposiciones especiales
todo empresario está obligado a someter a auditoría las cuentas anuales de su empresa ?cuando así lo acuerde el Juzgado competente, incluso en vía de jurisdicción voluntaria si acoge la petición fundada de quien acredite un interés legítimo
El auditor ha de observar necesariamente unas normas técnicas, sobre las que ha de basarse su actuación
B) Obligación del depósito de las cuentas anuales.
Las cuentas anuales deben depositarse en el Registro Mercantil, pero únicamente cuando se trate de empresarios sociales y de ciertas entidades, no en el caso de los empresarios individuales
Tienen obligación de depósito en el Registro mercantil los empresarios que asuman la forma de sociedades capitalistas
y las sociedades personalistas
También están obligadas las entidades de otra naturaleza cuando por su actividad y volumen de negocios alcancen los requisitos previstos en la disposición
1. adicional cuarta de la Ley 7/1996.
El incumplimiento de esa obligación lleva consigo unas sanciones de distinta naturaleza. Por un lado, que la sociedad no puede inscribir en el Registro Mercantil documento alguno mientras persista ese incumplimiento . Por otro, la imposición de una multa
4.- Cuentas anuales de los grupos de sociedades.
La sociedad dominante, además de la presentación de sus propias cuentas anuales, deberá presentar las de todas las sociedades en su conjunto
Las cuentas consolidadas deben ser formuladas por la sociedad dominante del grupo y corresponde a su junta general tanto la designación de los auditores de cuentas como su aprobación